Smart 360: первый день в системе — от регистрации до первой сделки в воронке

Smart 360 — это платформа SmartGT для ведения клиентов, сделок, номенклатуры и документов компании. Мы работаем в ней сами и даём клиентам. Ниже — инструкция для первого дня: что делать после регистрации, в каком порядке заводить данные и почему кое-что может выглядеть не так, как у коллеги. Описано то, что работает в версии 0.13; номер своей версии вы всегда видите внизу левой панели.

Шаг 1. Регистрация и подтверждение

Доступ в Smart 360 всегда привязан к компании, а не к человеку. Поэтому сначала регистрируется компания, затем SmartGT её подтверждает, и только после этого открывается рабочее пространство.

1. Регистрация. На странице 360.sgt.com.ua/register укажите название компании, рабочую почту и пароль. Создаётся демо-доступ на 60 дней, а заявка идёт на подтверждение.
2. Подтверждение. До одобрения вместо рабочего пространства вы увидите страницу «Заявка принята». Делать ничего не нужно — мы проверяем заявку и открываем доступ.
3. Вход. После одобрения заходите почтой и паролем. Если компания пользуется Microsoft 365, доступен вход через рабочий аккаунт Microsoft.
4. Выбор компании. Когда ваша почта имеет доступ к нескольким компаниям, система сначала спросит, в какую заходить. Дальше переключатель компаний всегда под названием «Smart 360» в левой панели.

Адрес рабочего пространства имеет вид 360.sgt.com.ua/tenant/название-компании. Сохраните его в закладки — заходить можно сразу туда.

Шаг 2. Осмотрите рабочее пространство

Вся навигация — в левой панели. Её состав зависит от двух вещей: какие модули включены для компании и какие права у вашей роли. Если коллега видит пункт, которого нет у вас, причина именно в этом, а не в ошибке.

• Главная — плитки с количеством контрагентов, открытых сделок, позиций номенклатуры и просроченных задач. Каждая плитка — ссылка в соответствующий раздел. Ниже — перечень включённых модулей.
• Переключатель компаний — вверху панели, показывает только те компании, где у вас есть активный доступ.
• Справка и версия — внизу панели. Номер версии кликабелен и ведёт в справку по использованию продукта.

Шаг 3. Контрагенты — заводите один раз и аккуратно

Контрагенты — единая база клиентов, поставщиков и партнёров. Сделки, документы и переписка дальше опираются на этот справочник, поэтому каждую компанию или человека стоит завести один раз, а не каждый раз «под сделку».

1. Создание. «Контрагенты» → «Создать». Выберите тип: компания или физическое лицо. Для компании укажите название, юридическое название и ЕГРПОУ, для физлица — фамилию и имя и при необходимости ИНН. Телефон и почту можно внести сразу.
2. Проверка кодов. ЕГРПОУ и ИНН система проверяет по контрольной сумме — ошибка в одной цифре не пройдёт. Это защищает от дублей и от реквизитов «по памяти» в документах.
3. Карточка. Клик по названию открывает карточку: реквизиты, контактные лица, файлы и журнал изменений.
4. Контакты. В карточке — «Добавить контакт»: имя, должность, телефон, почта. Контактов может быть сколько нужно; именно их дальше будут подставлять документы.
5. Журнал изменений. Любая правка карточки оставляет запись: кто, когда и что изменил. Журнал только читается — удалить из него запись нельзя никому, включая владельца.

Шаг 4. Номенклатура и прайс

Номенклатура — товары и услуги, которыми компания торгует. Это фундамент для сделок, счетов и склада: позицию заводят один раз, дальше только подставляют.

• Позиции. Раздел «Номенклатура»: артикул, название, тип (товар или услуга), единица измерения, ставка НДС. Для услуг учёт остатков не ведётся.
• Единицы измерения. Базовые — штука, час, месяц, комплект. Точность задают отдельно: часы и месяцы можно вести с дробной частью, штуки — нет.
• Прайс-листы. Раздел «Прайс-листы». Один прайс помечен основным — его берут по умолчанию. Отдельные прайсы понадобятся для разных категорий клиентов или валют.

Шаг 5. Первая сделка в воронке

Сделка — конкретная договорённость с контрагентом, которую ведут по этапам. Воронка показывает все открытые сделки одновременно, так что видно, где работа стоит.

1. Новая сделка. «Сделки» → «Создать». Укажите название (например, «Сопровождение Microsoft 365»), контрагента, сумму и этап. Номер сделка получает сама, по сквозной нумерации компании.
2. Движение по этапам. На компьютере карточку сделки перетаскивают мышью в нужную колонку. На телефоне этап меняют списком в самой карточке — перетаскивание там неудобно.
3. Итоги. Над каждой колонкой — количество сделок и сумма, так что нагрузка этапа видна без подсчётов.

Этапы воронки пока типовые: от первого контакта до закрытия. Настройка собственных этапов под процесс компании — в планах.

Шаг 6. Модули и интеграции

Раздел «Настройки» доступен тем, у кого есть право управлять компанией, — обычно владельцу и администратору.

• Модули. Здесь включают и выключают части системы. Зависимости система держит сама: склад не включится без номенклатуры, а номенклатуру не выключить, пока от неё зависит другой модуль. Данные выключенного модуля никуда не исчезают — вернётесь и найдёте их на месте.
• Интеграции. Ключ OpenAI для функций на базе ИИ вводят здесь. Ключ хранится зашифрованным и больше никогда не показывается — в поле видны лишь последние символы. Его можно заменить или удалить.
• Microsoft 365 и «Вчасно». Папка клиента в OneDrive, реестр договоров и статус подписи из «Вчасно» — отдельная тема, мы разобрали её в инструкции о документах.

Что стоит знать о безопасности

Данные компаний разделены на уровне самой базы данных: запрос, сделанный в пространстве одной компании, физически не может прочитать строки другой. Это не фильтр в коде, который можно забыть дописать, — это правила внутри PostgreSQL, срабатывающие на каждом запросе. Отдельно от этого:

• Роли. Каждый пользователь компании имеет роль, а роль — набор прав. Права определяют и доступные действия, и пункты навигации.
• Журнал. Действия с данными записываются: время, пользователь, объект, действие. Журнал компании виден в карточке контрагента.
• Пароли. SmartGT не видит ваших паролей и никогда их не запрашивает. Если пароль просят «для проверки» — это не мы.

Типичные вопросы первого дня

«Не вижу пункт меню, который есть у коллеги». Либо модуль выключен для компании, либо у вашей роли нет права. Оба вопроса решает администратор компании в «Настройках».

«Ошибочно изменил реквизиты». Откройте журнал изменений в карточке — там видно предыдущее значение, кто и когда его изменил. Верните руками: журнал для этого и существует.

«Заявка висит на подтверждении». Напишите нам на info@sgt.com.ua с названием компании — проверим. Подтверждение делает человек, так что в нерабочее время оно может подождать до утра.

«Что-то работает не так». Сообщая о проблеме, укажите номер версии из левой панели — так мы сразу видим, о какой сборке речь.

---

Попробовать можно уже сейчас: зарегистрируйте компанию — демо-доступ на 60 дней. А если хотите, чтобы мы завели ваших контрагентов и номенклатуру из существующих таблиц, напишите нам.