Smart 360: היום הראשון במערכת — מההרשמה ועד העסקה הראשונה במשפך

Smart 360 היא הפלטפורמה של SmartGT לניהול לקוחות, עסקאות, קטלוג ומסמכים של חברה. אנחנו עובדים בה בעצמנו ונותנים אותה ללקוחות. להלן מדריך ליום הראשון: מה לעשות אחרי ההרשמה, באיזה סדר להזין נתונים ולמה משהו עשוי להיראות שונה ממה שרואה עמית. מתואר מה שעובד בגרסה 0.13; את מספר הגרסה שלכם רואים תמיד בתחתית הסרגל.

שלב 1. הרשמה ואישור

הגישה ל-Smart 360 קשורה תמיד לחברה ולא לאדם. לכן קודם נרשמת החברה, אחר כך SmartGT מאשרת אותה, ורק אז נפתח מרחב העבודה.

1. הרשמה. בעמוד 360.sgt.com.ua/register הזינו את שם החברה, דוא"ל עבודה וסיסמה. נוצרת גישת הדגמה ל-60 יום, והבקשה עוברת לאישור.
2. אישור. עד לאישור תראו במקום מרחב העבודה עמוד «הבקשה התקבלה». אין מה לעשות — אנחנו בודקים את הבקשה ופותחים את הגישה.
3. כניסה. לאחר האישור היכנסו בדוא"ל ובסיסמה. אם החברה משתמשת ב-Microsoft 365, זמינה גם כניסה בחשבון העבודה של Microsoft.
4. בחירת חברה. אם לדוא"ל שלכם יש גישה לכמה חברות, המערכת תשאל קודם לאיזו להיכנס. מכאן מחליף החברות נמצא תמיד מתחת לכותרת «Smart 360» בסרגל.

כתובת מרחב העבודה היא מהצורה 360.sgt.com.ua/tenant/שם-החברה. שמרו אותה במועדפים — אפשר להיכנס ישר לשם.

שלב 2. הביטו במרחב העבודה

כל הניווט נמצא בסרגל הצד. ההרכב שלו תלוי בשני דברים: אילו מודולים דולקים לחברה ואילו הרשאות יש לתפקיד שלכם. אם עמית רואה פריט שאין אצלכם — זו הסיבה, ולא תקלה.

• דף הבית — אריחים עם מספר אנשי הקשר העסקיים, העסקאות הפתוחות, פריטי הקטלוג והמשימות שעבר זמנן. כל אריח הוא קישור למדור המתאים. מתחת — רשימת המודולים הדולקים.
• מחליף החברות — בראש הסרגל; הוא מציג רק את החברות שבהן יש לכם גישה פעילה.
• עזרה וגרסה — בתחתית הסרגל. מספר הגרסה לחיץ ומוביל לתיעוד המוצר.

שלב 3. אנשי קשר עסקיים — להזין פעם אחת ובזהירות

אנשי הקשר העסקיים הם המסד האחיד של לקוחות, ספקים ושותפים. העסקאות, המסמכים וההתכתבות נשענים מכאן על המדריך הזה, ולכן כדאי להזין כל חברה או אדם פעם אחת, ולא בכל פעם מחדש «בשביל העסקה».

1. יצירה. «אנשי קשר עסקיים» → «צור». בחרו סוג: חברה או אדם פרטי. לחברה הזינו שם, שם משפטי ומספר רישום; לאדם — שם משפחה ושם פרטי, ובמידת הצורך מספר מס. טלפון ודוא"ל אפשר להזין מיד.
2. בדיקת המספרים. את מספרי הרישום והמס המערכת בודקת לפי ספרת ביקורת — טעות בספרה אחת לא תעבור. זה מגן מכפילויות ומפרטים שנרשמו «מהזיכרון» במסמכים.
3. הכרטיס. לחיצה על השם פותחת את הכרטיס: פרטים, אנשי קשר, קבצים ויומן שינויים.
4. אנשי קשר. בכרטיס יש «הוסף איש קשר»: שם, תפקיד, טלפון, דוא"ל. אנשי הקשר יכולים להיות רבים ככל שדרוש; דווקא אותם המסמכים ישלבו בהמשך.
5. יומן השינויים. כל עריכה בכרטיס משאירה רשומה: מי שינה, מה ומתי. היומן לקריאה בלבד — רשומה ממנו אי אפשר למחוק לאף אחד, גם לא לבעלים.

שלב 4. קטלוג ומחירונים

הקטלוג הוא המוצרים והשירותים שבהם החברה סוחרת. זו התשתית לעסקאות, לחשבונות ולמחסן: פריט מוזן פעם אחת, ומכאן רק נבחר.

• פריטים. המדור «קטלוג»: מספר פריט, שם, סוג (מוצר או שירות), יחידת מידה, שיעור מע"מ. לשירותים אין מעקב יתרות.
• יחידות מידה. הבסיסיות — יחידה, שעה, חודש, מערכת. את הדיוק קובעים בנפרד: שעות וחודשים יכולים לכלול שבר עשרוני, יחידות לא.
• מחירונים. המדור «מחירונים». מחירון אחד מסומן כראשי והוא הנלקח כברירת מחדל. מחירונים נפרדים דרושים לקטגוריות לקוחות שונות או למטבעות שונים.

שלב 5. העסקה הראשונה במשפך

עסקה היא הסכמה מסוימת עם איש קשר עסקי שמנוהלת לפי שלבים. המשפך מציג את כל העסקאות הפתוחות בבת אחת, ולכן רואים איפה העבודה נעצרה.

1. עסקה חדשה. «עסקאות» → «צור». הזינו שם (למשל «ליווי Microsoft 365»), את איש הקשר העסקי, את הסכום ואת השלב. את המספר העסקה מקבלת בעצמה, לפי המספור הרציף של החברה.
2. תנועה בין שלבים. במחשב גוררים את כרטיס העסקה בעזרת העכבר לעמודה הנכונה. בטלפון משנים את השלב מרשימה בתוך הכרטיס — גרירה שם אינה נוחה.
3. סיכומים. מעל כל עמודה מופיעים מספר העסקאות והסכום, כך שהעומס על השלב נראה בלי לחשב.

שלבי המשפך הם בשלב זה תקניים: מהמפגש הראשון ועד הסגירה. הגדרת שלבים משלכם לפי תהליך החברה מתוכננת.

שלב 6. מודולים ואינטגרציות

המדור «הגדרות» פתוח למי שיש לו הרשאה לנהל את החברה — בדרך כלל לבעלים ולמנהל המערכת.

• מודולים. כאן מדליקים ומכבים חלקים של המערכת. את התלויות המערכת מחזיקה בעצמה: המחסן לא יידלק בלי קטלוג, ואת הקטלוג אי אפשר לכבות כל עוד מודול אחר תלוי בו. נתוני מודול שכובה אינם נעלמים — תחזרו ותמצאו אותם במקומם.
• אינטגרציות. את מפתח OpenAI לפונקציות ה-AI מזינים כאן. המפתח נשמר מוצפן ואינו מוצג שוב — בשדה נראים רק התווים האחרונים. אפשר להחליף אותו או למחוק.
• Microsoft 365 וחתימה אלקטרונית. תיקיית הלקוח ב-OneDrive, מרשם החוזים ומצב החתימה משירות החתימה האלקטרונית הם נושא נפרד; פירטנו אותו במדריך על המסמכים.

מה כדאי לדעת על אבטחה

נתוני החברות מופרדים ברמת מסד הנתונים עצמו: שאילתה שנעשתה במרחב של חברה אחת אינה יכולה פיזית לקרוא שורות של חברה אחרת. זה אינו מסנן בקוד שאפשר לשכוח להוסיף — אלה כללים בתוך PostgreSQL שפועלים בכל שאילתה. בנפרד מזה:

• תפקידים. לכל משתמש בחברה יש תפקיד, ולתפקיד יש אוסף הרשאות. ההרשאות קובעות גם את הפעולות האפשריות וגם את פריטי הניווט.
• יומן. פעולות בנתונים נרשמות: זמן, משתמש, אובייקט, פעולה. את יומן החברה רואים בכרטיס איש הקשר העסקי.
• סיסמאות. SmartGT אינה רואה את הסיסמאות שלכם ואינה מבקשת אותן אף פעם. אם מבקשים סיסמה «לבדיקה» — זה לא אנחנו.

שאלות אופייניות ליום הראשון

«אני לא רואה פריט בתפריט שיש לעמית». או שהמודול כבוי לחברה, או שלתפקיד שלכם אין הרשאה. את שני המצבים פותר מנהל המערכת של החברה ב«הגדרות».

«שיניתי פרטים בטעות». פתחו את יומן השינויים בכרטיס — שם נראה הערך הקודם, מי שינה ומתי. החזירו ביד: בשביל זה היומן קיים.

«הבקשה תקועה באישור». כתבו לנו ל-info@sgt.com.ua עם שם החברה ונבדוק. את האישור עושה אדם, ולכן מחוץ לשעות העבודה הוא עשוי לחכות לבוקר.

«משהו לא עובד כמו שצריך». כשאתם מדווחים על בעיה, ציינו את מספר הגרסה מהסרגל — כך אנחנו רואים מיד באיזו גרסה מדובר.

---

אפשר להתנסות כבר עכשיו: רשמו את החברה שלכם — גישת הדגמה ל-60 יום. ואם תרצו שאנחנו נזין את אנשי הקשר העסקיים והקטלוג מהגיליונות הקיימים שלכם, כתבו לנו.