Smart 360: el primer día en el sistema — del registro al primer negocio en el embudo

Smart 360 es la plataforma de SmartGT para gestionar los clientes, los negocios, el catálogo y los documentos de una empresa. Trabajamos con ella nosotros mismos y la damos a nuestros clientes. A continuación, una guía para el primer día: qué hacer después de registrarse, en qué orden dar de alta los datos y por qué algo puede verse distinto de lo que ve un compañero. Se describe lo que funciona en la versión 0.13; el número de su propia versión aparece siempre abajo en el panel izquierdo.

Paso 1. Registro y aprobación

El acceso a Smart 360 está siempre vinculado a una empresa, no a una persona. Por eso primero se registra la empresa, después SmartGT la aprueba y solo entonces se abre el espacio de trabajo.

1. Registro. En la página 360.sgt.com.ua/register indique el nombre de la empresa, un correo de trabajo y una contraseña. Se crea un acceso de prueba de 60 días y la solicitud pasa a aprobación.
2. Aprobación. Hasta que se conceda verá una página de «Solicitud recibida» en lugar del espacio de trabajo. No hay que hacer nada: revisamos la solicitud y abrimos el acceso.
3. Acceso. Tras la aprobación entre con el correo y la contraseña. Si la empresa usa Microsoft 365, también está disponible el acceso con la cuenta de trabajo de Microsoft.
4. Elección de empresa. Si su correo tiene acceso a varias empresas, el sistema preguntará primero en cuál entrar. Después, el selector de empresas está siempre bajo el título «Smart 360» en el panel izquierdo.

La dirección del espacio de trabajo tiene la forma 360.sgt.com.ua/tenant/nombre-de-la-empresa. Guárdela en favoritos: puede entrar directamente allí.

Paso 2. Observe el espacio de trabajo

Toda la navegación está en el panel izquierdo. Su contenido depende de dos cosas: qué módulos están activos para la empresa y qué permisos tiene su rol. Si un compañero ve un elemento que usted no tiene, la causa es esa y no un error.

• Inicio: mosaicos con el número de contrapartes, negocios abiertos, posiciones del catálogo y tareas vencidas. Cada mosaico es un enlace a la sección correspondiente. Debajo, la lista de módulos activos.
• El selector de empresas: arriba del panel, muestra solo las empresas en las que tiene acceso activo.
• Ayuda y versión: abajo del panel. El número de versión es pulsable y lleva a la documentación del producto.

Paso 3. Contrapartes: déselas de alta una vez y con cuidado

Las contrapartes son la base única de clientes, proveedores y socios. Los negocios, los documentos y la correspondencia se apoyan después en ese directorio, así que conviene dar de alta cada empresa o persona una sola vez y no cada vez «para este negocio».

1. Creación. «Contrapartes» → «Crear». Elija el tipo: empresa o persona física. Para una empresa indique el nombre, la razón social y el código de registro; para una persona, apellidos y nombre y, si hace falta, el número fiscal. El teléfono y el correo pueden introducirse ya.
2. Validación de códigos. El sistema comprueba los códigos de registro y fiscales por su suma de control: un error en un solo dígito no pasa. Eso protege de duplicados y de datos puestos «de memoria» en los documentos.
3. La ficha. Al pulsar el nombre se abre la ficha: datos, personas de contacto, archivos y registro de cambios.
4. Contactos. En la ficha hay «Añadir contacto»: nombre, cargo, teléfono, correo. Puede haber tantos como necesite; son los que luego usarán los documentos.
5. Registro de cambios. Cualquier modificación de la ficha deja constancia: quién cambió qué y cuándo. El registro es de solo lectura: nadie puede borrar una entrada, tampoco la propiedad de la cuenta.

Paso 4. Catálogo y tarifas

El catálogo son los productos y servicios con los que comercia la empresa. Es el cimiento de los negocios, las facturas y el almacén: la posición se crea una vez y después solo se selecciona.

• Posiciones. La sección «Catálogo»: referencia, nombre, tipo (producto o servicio), unidad de medida, tipo de IVA. Para los servicios no se llevan existencias.
• Unidades de medida. Las básicas son unidad, hora, mes y conjunto. La precisión se define aparte: las horas y los meses admiten decimales; las unidades, no.
• Tarifas. La sección «Tarifas». Una lista está marcada como principal y es la que se toma por defecto. Las listas aparte hacen falta para distintas categorías de clientes o monedas.

Paso 5. El primer negocio en el embudo

Un negocio es un acuerdo concreto con una contraparte que se lleva por etapas. El embudo muestra todos los negocios abiertos a la vez, así que se ve dónde está parado el trabajo.

1. Nuevo negocio. «Negocios» → «Crear». Indique el nombre (por ejemplo, «Soporte de Microsoft 365»), la contraparte, el importe y la etapa. El número lo asigna el propio negocio, según la numeración continua de la empresa.
2. Movimiento entre etapas. En el ordenador la tarjeta del negocio se arrastra con el ratón a la columna que corresponda. En el móvil la etapa se cambia con una lista dentro de la propia tarjeta: arrastrar allí es incómodo.
3. Totales. Sobre cada columna aparecen el número de negocios y el importe, así que la carga de la etapa se ve sin hacer cuentas.

Las etapas del embudo son por ahora las estándar: del primer contacto al cierre. Configurar etapas propias según el proceso de la empresa está previsto.

Paso 6. Módulos e integraciones

La sección «Ajustes» está disponible para quien tiene permiso de gestionar la empresa: normalmente la propiedad y la administración.

• Módulos. Aquí se activan y desactivan partes del sistema. Las dependencias las gestiona el propio sistema: el almacén no se activa sin catálogo, y el catálogo no se puede desactivar mientras otro módulo dependa de él. Los datos de un módulo desactivado no desaparecen: vuelve y los encuentra en su sitio.
• Integraciones. La clave de OpenAI para las funciones basadas en IA se introduce aquí. Se guarda cifrada y nunca vuelve a mostrarse: en el campo solo quedan visibles los últimos caracteres. Se puede sustituir o borrar.
• Microsoft 365 y firma electrónica. La carpeta del cliente en OneDrive, el registro de contratos y el estado de la firma del servicio de firma electrónica son un tema aparte; lo tratamos en la guía sobre documentos.

Qué conviene saber sobre la seguridad

Los datos de cada empresa están separados en la propia base de datos: una consulta hecha en el espacio de una empresa no puede leer físicamente las filas de otra. No es un filtro en el código que alguien pueda olvidarse de escribir: son reglas dentro de PostgreSQL que actúan en cada consulta. Al margen de eso:

• Roles. Cada usuario de la empresa tiene un rol, y un rol es un conjunto de permisos. Los permisos determinan tanto las acciones posibles como los elementos de navegación.
• Registro. Las acciones sobre los datos se anotan: hora, usuario, objeto, acción. El registro de la empresa se ve en la ficha de la contraparte.
• Contraseñas. SmartGT no ve sus contraseñas y nunca las pide. Si alguien pide una contraseña «para comprobar algo», no somos nosotros.

Preguntas típicas del primer día

«No veo un elemento del menú que sí tiene un compañero». O el módulo está desactivado para la empresa, o su rol no tiene el permiso. Ambas cosas las resuelve la administración de la empresa en «Ajustes».

«He cambiado los datos por error». Abra el registro de cambios en la ficha: allí se ve el valor anterior, quién lo cambió y cuándo. Devuélvalo a mano: para eso existe el registro.

«La solicitud sigue pendiente de aprobación». Escríbanos a info@sgt.com.ua con el nombre de la empresa y lo comprobaremos. La aprobación la hace una persona, así que fuera del horario laboral puede esperar a la mañana.

«Algo no funciona bien». Al informar del problema, indique el número de versión del panel izquierdo: así vemos de inmediato de qué compilación se trata.

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Puede probarlo ya: registre su empresa con 60 días de acceso de prueba. Y si quiere que carguemos sus contrapartes y su catálogo desde las hojas de cálculo que ya tiene, escríbanos.