Smart 360: der erste Tag im System — von der Registrierung bis zum ersten Geschäft in der Pipeline

Smart 360 ist die Plattform von SmartGT für die Verwaltung von Kunden, Geschäften, Artikeln und Dokumenten eines Unternehmens. Wir arbeiten selbst darin und geben sie an Kunden. Im Folgenden eine Anleitung für den ersten Tag: was nach der Registrierung zu tun ist, in welcher Reihenfolge Daten angelegt werden und warum manches anders aussehen kann als bei Kollegen. Beschrieben ist, was in Version 0.13 funktioniert; Ihre eigene Versionsnummer sehen Sie stets unten in der linken Leiste.

Schritt 1. Registrierung und Freigabe

Der Zugang zu Smart 360 ist immer an ein Unternehmen gebunden, nicht an eine Person. Deshalb registriert sich zuerst das Unternehmen, dann gibt SmartGT es frei, und erst danach öffnet sich der Arbeitsbereich.

1. Registrierung. Auf der Seite 360.sgt.com.ua/register geben Sie den Firmennamen, eine geschäftliche E-Mail und ein Passwort an. Es entsteht ein Demo-Zugang für 60 Tage, und der Antrag geht in die Freigabe.
2. Freigabe. Bis zur Genehmigung sehen Sie statt des Arbeitsbereichs die Seite „Antrag eingegangen“. Sie müssen nichts tun — wir prüfen den Antrag und öffnen den Zugang.
3. Anmeldung. Nach der Genehmigung melden Sie sich mit E-Mail und Passwort an. Nutzt das Unternehmen Microsoft 365, ist auch die Anmeldung über das Microsoft-Geschäftskonto möglich.
4. Unternehmenswahl. Hat Ihre E-Mail Zugang zu mehreren Unternehmen, fragt das System zuerst, in welches Sie wollen. Danach steht der Unternehmenswechsler immer unter dem Titel „Smart 360“ in der linken Leiste.

Die Adresse des Arbeitsbereichs hat die Form 360.sgt.com.ua/tenant/firmenname. Legen Sie sie als Lesezeichen ab — Sie können direkt dorthin gehen.

Schritt 2. Sehen Sie sich den Arbeitsbereich an

Die gesamte Navigation sitzt in der linken Leiste. Was sie enthält, hängt von zwei Dingen ab: welche Module für das Unternehmen aktiv sind und welche Rechte Ihre Rolle hat. Sieht ein Kollege einen Eintrag, den Sie nicht haben, liegt genau das vor und kein Fehler.

• Startseite — Kacheln mit der Zahl der Geschäftspartner, offenen Geschäfte, Artikelpositionen und überfälligen Aufgaben. Jede Kachel ist ein Link in den jeweiligen Bereich. Darunter die Liste der aktiven Module.
• Der Unternehmenswechsler — oben in der Leiste; er zeigt nur die Unternehmen, in denen Sie aktiven Zugang haben.
• Hilfe und Version — unten in der Leiste. Die Versionsnummer ist anklickbar und führt in die Produktdokumentation.

Schritt 3. Geschäftspartner — einmal und sorgfältig anlegen

Die Geschäftspartner sind die einheitliche Basis von Kunden, Lieferanten und Partnern. Geschäfte, Dokumente und Korrespondenz stützen sich danach auf dieses Verzeichnis, deshalb lohnt es, jedes Unternehmen und jede Person einmal anzulegen statt jedes Mal neu „für dieses Geschäft“.

1. Anlegen. „Geschäftspartner“ → „Erstellen“. Wählen Sie den Typ: Unternehmen oder Privatperson. Für ein Unternehmen geben Sie Name, Firmenbezeichnung und Registernummer an, für eine Person Nachname und Vorname und bei Bedarf die Steuernummer. Telefon und E-Mail können gleich erfasst werden.
2. Prüfung der Nummern. Register- und Steuernummern prüft das System über die Kontrollsumme — ein Fehler in einer einzigen Ziffer kommt nicht durch. Das schützt vor Dubletten und vor Daten „aus dem Gedächtnis“ in Dokumenten.
3. Der Datensatz. Ein Klick auf den Namen öffnet den Datensatz: Stammdaten, Ansprechpartner, Dateien und das Änderungsprotokoll.
4. Ansprechpartner. Im Datensatz gibt es „Kontakt hinzufügen“: Name, Funktion, Telefon, E-Mail. Es können beliebig viele sein; genau sie setzen die Dokumente später ein.
5. Das Änderungsprotokoll. Jede Änderung am Datensatz hinterlässt einen Eintrag: wer wann was geändert hat. Das Protokoll ist nur lesbar — einen Eintrag kann niemand daraus löschen, auch die Inhaberschaft nicht.

Schritt 4. Artikel und Preislisten

Der Artikelstamm enthält die Waren und Leistungen, mit denen das Unternehmen handelt. Er ist das Fundament für Geschäfte, Rechnungen und Lager: Eine Position wird einmal angelegt und danach nur noch ausgewählt.

• Positionen. Der Bereich „Artikel“: Artikelnummer, Bezeichnung, Typ (Ware oder Leistung), Maßeinheit, Mehrwertsteuersatz. Für Leistungen werden keine Bestände geführt.
• Maßeinheiten. Die Grundeinheiten sind Stück, Stunde, Monat und Satz. Die Genauigkeit wird gesondert festgelegt: Stunden und Monate dürfen Dezimalstellen haben, Stück nicht.
• Preislisten. Der Bereich „Preislisten“. Eine Liste ist als Hauptliste markiert und wird standardmäßig verwendet. Eigene Listen braucht man für verschiedene Kundengruppen oder Währungen.

Schritt 5. Das erste Geschäft in der Pipeline

Ein Geschäft ist eine konkrete Vereinbarung mit einem Geschäftspartner, die über Stufen geführt wird. Die Pipeline zeigt alle offenen Geschäfte gleichzeitig, sodass sichtbar wird, wo die Arbeit stockt.

1. Neues Geschäft. „Geschäfte“ → „Erstellen“. Geben Sie eine Bezeichnung an (etwa „Microsoft-365-Betreuung“), den Geschäftspartner, den Betrag und die Stufe. Die Nummer erhält das Geschäft selbst, aus der durchlaufenden Nummerierung des Unternehmens.
2. Bewegung über die Stufen. Am Computer zieht man die Karte mit der Maus in die gewünschte Spalte. Am Telefon ändert man die Stufe über eine Liste in der Karte selbst — Ziehen ist dort unpraktisch.
3. Summen. Über jeder Spalte stehen Anzahl und Summe der Geschäfte, die Last einer Stufe ist also ohne Rechnen sichtbar.

Die Stufen der Pipeline sind bislang Standard: vom ersten Kontakt bis zum Abschluss. Eigene Stufen passend zum Prozess eines Unternehmens sind geplant.

Schritt 6. Module und Integrationen

Der Bereich „Einstellungen“ steht denen offen, die das Unternehmen verwalten dürfen — in der Regel Inhaberschaft und Administration.

• Module. Hier schaltet man Teile des Systems ein und aus. Abhängigkeiten hält das System selbst: Das Lager lässt sich ohne Artikelstamm nicht aktivieren, und der Artikelstamm nicht deaktivieren, solange ein anderes Modul von ihm abhängt. Die Daten eines abgeschalteten Moduls verschwinden nicht — Sie kommen zurück und finden sie an ihrem Platz.
• Integrationen. Der OpenAI-Schlüssel für die KI-Funktionen wird hier eingetragen. Er wird verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt — im Feld bleiben nur die letzten Zeichen sichtbar. Ersetzen oder löschen lässt er sich.
• Microsoft 365 und elektronische Signatur. Der Kundenordner in OneDrive, das Vertragsregister und der Signaturstatus aus dem E-Signatur-Dienst sind ein eigenes Thema; wir haben es in der Anleitung zu Dokumenten behandelt.

Was man über Sicherheit wissen sollte

Unternehmensdaten sind auf Ebene der Datenbank selbst getrennt: Eine Abfrage im Bereich eines Unternehmens kann die Zeilen eines anderen physisch nicht lesen. Das ist kein Filter im Code, den man zu ergänzen vergessen könnte — es sind Regeln innerhalb von PostgreSQL, die bei jeder Abfrage greifen. Davon unabhängig:

• Rollen. Jede Person im Unternehmen hat eine Rolle, und eine Rolle ist ein Satz von Rechten. Die Rechte bestimmen sowohl die möglichen Handlungen als auch die Navigationseinträge.
• Protokoll. Handlungen an Daten werden festgehalten: Zeit, Nutzer, Objekt, Handlung. Das Protokoll des Unternehmens ist im Datensatz des Geschäftspartners sichtbar.
• Passwörter. SmartGT sieht Ihre Passwörter nicht und fragt sie niemals ab. Wird ein Passwort „zur Prüfung“ verlangt, sind das nicht wir.

Typische Fragen des ersten Tages

„Ich sehe einen Menüeintrag nicht, den Kollegen haben“. Entweder ist das Modul für das Unternehmen abgeschaltet oder Ihrer Rolle fehlt das Recht. Beides löst die Administration des Unternehmens unter „Einstellungen“.

„Ich habe versehentlich Stammdaten geändert“. Öffnen Sie das Änderungsprotokoll im Datensatz — dort steht der vorherige Wert samt Person und Zeitpunkt. Stellen Sie es von Hand zurück: Dafür ist das Protokoll da.

„Mein Antrag hängt in der Freigabe“. Schreiben Sie uns an info@sgt.com.ua mit dem Firmennamen, wir prüfen das. Die Freigabe erteilt ein Mensch, außerhalb der Arbeitszeit kann sie also bis zum Morgen warten.

„Irgendwas funktioniert nicht richtig“. Nennen Sie bei der Meldung die Versionsnummer aus der linken Leiste — so sehen wir sofort, um welchen Stand es geht.

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Ausprobieren können Sie es jetzt: Registrieren Sie Ihr Unternehmen — Demo-Zugang für 60 Tage. Und wenn wir Ihre Geschäftspartner und Artikel aus vorhandenen Tabellen übernehmen sollen, schreiben Sie uns.