Документи в Smart 360: тека клієнта в OneDrive, реєстр договорів і статус підпису з «Вчасно»

У будь-якій компанії, що живе довше трьох років, тека «Договори» виглядає однаково: сотня підтек по клієнтах, усередині — «договір_фінал_2.docx», «Рахунок 180.pdf», «акт скан.pdf» і файл із незрозумілою назвою від контрагента. Питання «а цей акт підписаний?» вирішується відкриванням файлів по одному. Smart 360 робить із цього реєстр — не переносячи файлів і не змушуючи нікого вести табличку в Excel.

Нижче — як це налаштувати й як воно працює. Описано версію 0.13: саме в ній з'явився статус підпису з «Вчасно».

Як це влаштовано в двох словах

Файли лишаються там, де вони є, — у теках клієнтів в OneDrive. Smart 360 підключається до OneDrive одним службовим акаунтом, читає ці теки, розпізнає кожен файл за назвою (договір це, рахунок чи акт, якого числа і з яким номером) і будує реєстр, де додатки, рахунки й акти прив'язані до свого договору. Якщо компанія підписує документи у «Вчасно», до кожного файлу підтягується статус підпису.

Нічого не копіюється: у базі Smart 360 лежать лише посилання та розпізнані поля. Відкриваєте документ — відкривається оригінал в OneDrive, одразу в режимі редагування для файлів Office.

Крок 1. Підключити Microsoft 365

1. «Налаштування» → «Інтеграції» → «Microsoft 365». Підключення робить адміністратор компанії один раз.
2. Підключається один службовий акаунт — той, у чийому OneDrive лежать теки клієнтів. Smart 360 просить дозвіл лише на диск цього акаунта, а не на всі файли організації: це робить адміністратор Microsoft 365 однією згодою.
3. Після підключення ключ доступу зберігається зашифрованим і автоматично поновлюється. Повторно вводити нічого не треба.

Якщо теки клієнтів у вас лежать у різних людей, зведіть їх в одну теку службового акаунта — інакше реєстр буде неповним. Це варто зробити ще до першого сканування.

Крок 2. Прив'язати теку до контрагента

У картці контрагента є блок «Файли (OneDrive)». Теку або знаходять за назвою серед наявних, або створюють нову прямо звідти. Далі:

• файли, додані через картку, лягають у теку клієнта в OneDrive — у Smart 360 лишається лише посилання;
• видалення в картці м'яке: посилання зникає з картки, файл в OneDrive лишається;
• через картку завантажуються файли до 4 МБ. Більші — скани договорів, презентації — кладіть у теку напряму в OneDrive, сканування їх побачить.

Крок 3. «Оновити з OneDrive»

Розділ «Документи» → кнопка «Оновити з OneDrive». Система проходить теки клієнтів пакетами по дванадцять, тож великий архів не обривається на півдорозі: сто тек і півтори тисячі файлів скануються приблизно за три хвилини. Повторне сканування можна запускати будь-коли — воно:

• додає нові файли й оновлює розпізнані поля (тип, дата, номер, ознака підпису);
• прибирає з реєстру те, що зникло з OneDrive;
• не чіпає людських полів: суму, предмет, строк дії і прив'язку до контрагента, які хтось вніс руками, сканування не перезаписує.

Як система читає назву файлу

Класифікатор дивиться лише на назву, не на вміст. Тому назви мають бути людськими — і це єдине, чого реєстр вимагає від людей.

Що розпізнається	За чим	Приклад
Тип документа	Слова «договір», «додаток», «рахунок», «акт», «КП»; решта — «інше»	Додаток 2 до договору №210726.pdf → додаток
Дата	Дата в назві в будь-якому звичному записі	Акт від 30.09.2026.pdf
Номер	Після «№» або «No»; для рахунків без цього знака потрібно щонайменше чотири цифри підряд	Рахунок №180.pdf ✔ · Рахунок 180.pdf — без номера
Підписаний примірник	Розширення .p7s або слова «підпис», «signed», «КЕП», «скан»/«scan»	Договір 210726 підписаний.pdf

Два правила, які економлять години: «Додаток до договору» — це додаток, хоч у назві і є слово «договір»; і тип «інше» номера не має — випадкові цифри з назви презентації в реєстр не потраплять.

Крок 4. Реєстр договорів

Після сканування додатки, рахунки й акти з тієї самої теки автоматично чіпляються до договору з цієї теки. Далі бухгалтер працює з реєстром, а не з теками:

• Переставити вручну. Якщо в теці два договори й акт причепився не до того, його можна перенести — ручна прив'язка зберігається при наступних скануваннях.
• Прив'язати контрагента — до одного документа або одразу до всієї теки. Після цього документи видно і в картці контрагента.
• Вивантажити в Excel. Два аркуші: «Договори» з кількістю додатків, рахунків і актів по кожному, і «Документи» — повний перелік. Це те, що раніше вели руками.

Крок 5. Статус підпису з «Вчасно»

Якщо документи підписуються через сервіс «Вчасно», Smart 360 показує статус підпису прямо на файлі в реєстрі і в картці контрагента. Є два шляхи, і важливо розуміти різницю.

Шлях 1. Через API — зручний, але платний

«Налаштування» → «Інтеграції» → картка «Вчасно (ЕДО)»: вставте токен із кабінету «Вчасно», натисніть «Перевірити», далі — «Оновити з Вчасно» в розділі «Документи». Нюанс, про який «Вчасно» каже дрібним шрифтом: API доступний лише на тарифі «Інтеграція». Є безплатний тест на 30 днів, який вмикається в кабінеті один раз на компанію, — його вистачає, щоб підтягнути всю історію підписів.

Шлях 2. Імпорт реєстру — безплатний і назавжди

У кабінеті «Вчасно» вивантажте реєстр документів у Excel і в розділі «Документи» → вкладка «Вчасно» натисніть «Імпорт з Вчасно». Робити це можна раз на тиждень чи раз на місяць — як зручно бухгалтерії. Результат той самий, що й через API.

В обох випадках система зіставляє документ із «Вчасно» з файлом в OneDrive за номером (і датою, якщо вона є), а контрагента — за ЄДРПОУ. На зіставлених файлах замість «підписано/не підписано» з'являється бейдж зі статусом «Вчасно»: від «надіслано на підпис» до «усі підписи накладено». Якщо автоматичне зіставлення помилилося, прив'яжіть руками — ручну прив'язку наступні оновлення не перезаписують.

Обмеження, про які чесно

• Класифікатор читає назву, не вміст. Файл «скан001.pdf» потрапить у реєстр як «інше» без дати й номера. Перейменуйте — наступне сканування підхопить.
• «Вчасно» не надсилає сповіщень про зміни у вигляді, який можна підключити. Тому статуси оновлюються кнопкою або імпортом, а не самі по собі. Поштові листи від «Вчасно» теж не допомагають: про підпис контрагентом вони не повідомляють.
• Один OneDrive на компанію. Поки підключається один службовий акаунт; теки з інших дисків потрібно перенести.

Чекліст для бухгалтера на перший тиждень

1. Зведіть теки клієнтів в одну теку службового акаунта OneDrive.
2. Перейменуйте файли без типу й номера в назві — хоча б договори.
3. Підключіть Microsoft 365 і запустіть «Оновити з OneDrive».
4. Пройдіть реєстр договорів: прив'яжіть контрагентів до тек, переставте те, що причепилося не туди.
5. Увімкніть у «Вчасно» тест тарифу «Інтеграція», підтягніть історію підписів, далі живіть на імпорті реєстру.
6. Вивантажте Excel і порівняйте зі своєю старою табличкою — розбіжності покажуть, де в теках безлад.

---

Smart 360 можна спробувати на 360.sgt.com.ua — демо-доступ на 60 днів. Як почати, ми описали в інструкції першого дня. А якщо ваші договори зараз розкидані по кількох дисках і людях — напишіть, допоможемо звести їх докупи до першого сканування.