Документы в Smart 360: папка клиента в OneDrive, реестр договоров и статус подписи из «Вчасно»

В любой компании, живущей дольше трёх лет, папка «Договоры» выглядит одинаково: сотня подпапок по клиентам, внутри — «договор_финал_2.docx», «Счёт 180.pdf», «акт скан.pdf» и файл с непонятным названием от контрагента. Вопрос «а этот акт подписан?» решается открыванием файлов по одному. Smart 360 делает из этого реестр — не перенося файлов и не заставляя никого вести табличку в Excel.

Ниже — как это настроить и как оно работает. Описана версия 0.13: именно в ней появился статус подписи из «Вчасно».

Как это устроено в двух словах

Файлы остаются там, где они есть, — в папках клиентов в OneDrive. Smart 360 подключается к OneDrive одной служебной учётной записью, читает эти папки, распознаёт каждый файл по названию (договор это, счёт или акт, какого числа и с каким номером) и строит реестр, где приложения, счета и акты привязаны к своему договору. Если компания подписывает документы в «Вчасно», к каждому файлу подтягивается статус подписи.

Ничего не копируется: в базе Smart 360 лежат лишь ссылки и распознанные поля. Открываете документ — открывается оригинал в OneDrive, сразу в режиме редактирования для файлов Office.

Шаг 1. Подключить Microsoft 365

1. «Настройки» → «Интеграции» → «Microsoft 365». Подключение делает администратор компании один раз.
2. Подключается одна служебная учётная запись — та, в чьём OneDrive лежат папки клиентов. Smart 360 просит разрешение только на диск этой записи, а не на все файлы организации: это делает администратор Microsoft 365 одним согласием.
3. После подключения ключ доступа хранится зашифрованным и автоматически обновляется. Повторно вводить ничего не нужно.

Если папки клиентов у вас лежат у разных людей, сведите их в одну папку служебной записи — иначе реестр будет неполным. Это стоит сделать ещё до первого сканирования.

Шаг 2. Привязать папку к контрагенту

В карточке контрагента есть блок «Файлы (OneDrive)». Папку либо находят по названию среди существующих, либо создают новую прямо оттуда. Дальше:

• файлы, добавленные через карточку, ложатся в папку клиента в OneDrive — в Smart 360 остаётся лишь ссылка;
• удаление в карточке мягкое: ссылка исчезает из карточки, файл в OneDrive остаётся;
• через карточку загружаются файлы до 4 МБ. Более крупные — сканы договоров, презентации — кладите в папку напрямую в OneDrive, сканирование их увидит.

Шаг 3. «Обновить из OneDrive»

Раздел «Документы» → кнопка «Обновить из OneDrive». Система проходит папки клиентов пакетами по двенадцать, так что большой архив не обрывается на полпути: сто папок и полторы тысячи файлов сканируются примерно за три минуты. Повторное сканирование можно запускать в любой момент — оно:

• добавляет новые файлы и обновляет распознанные поля (тип, дата, номер, признак подписи);
• убирает из реестра то, что исчезло из OneDrive;
• не трогает человеческих полей: сумму, предмет, срок действия и привязку к контрагенту, внесённые кем-то руками, сканирование не перезаписывает.

Как система читает название файла

Классификатор смотрит только на название, не на содержимое. Поэтому названия должны быть человеческими — и это единственное, чего реестр требует от людей.

• Тип документа — по словам «договор», «приложение», «счёт», «акт», «КП»; остальное — «прочее». Приложение 2 к договору №210726.pdf → приложение.
• Дата — дата в названии в любой привычной записи: Акт от 30.09.2026.pdf.
• Номер — после «№» или «No»; для счетов без этого знака нужно минимум четыре цифры подряд. Счёт №180.pdf распознаётся, Счёт 180.pdf — остаётся без номера.
• Подписанный экземпляр — расширение .p7s или слова «подпись», «signed», «КЭП», «скан»/«scan»: Договор 210726 подписанный.pdf.

Два правила, которые экономят часы: «Приложение к договору» — это приложение, хоть в названии и есть слово «договор»; и у типа «прочее» номера нет — случайные цифры из названия презентации в реестр не попадут.

Шаг 4. Реестр договоров

После сканирования приложения, счета и акты из той же папки автоматически цепляются к договору из этой папки. Дальше бухгалтер работает с реестром, а не с папками:

• Переставить вручную. Если в папке два договора и акт прицепился не к тому, его можно перенести — ручная привязка сохраняется при следующих сканированиях.
• Привязать контрагента — к одному документу или сразу ко всей папке. После этого документы видны и в карточке контрагента.
• Выгрузить в Excel. Два листа: «Договоры» с количеством приложений, счетов и актов по каждому, и «Документы» — полный перечень. Это то, что раньше вели руками.

Шаг 5. Статус подписи из «Вчасно»

Если документы подписываются через сервис «Вчасно», Smart 360 показывает статус подписи прямо на файле в реестре и в карточке контрагента. Есть два пути, и важно понимать разницу.

Путь 1. Через API — удобный, но платный

«Настройки» → «Интеграции» → карточка «Вчасно (ЭДО)»: вставьте токен из кабинета «Вчасно», нажмите «Проверить», дальше — «Обновить из Вчасно» в разделе «Документы». Нюанс, о котором «Вчасно» говорит мелким шрифтом: API доступен только на тарифе «Интеграция». Есть бесплатный тест на 30 дней, который включается в кабинете один раз на компанию, — его хватает, чтобы подтянуть всю историю подписей.

Путь 2. Импорт реестра — бесплатный и навсегда

В кабинете «Вчасно» выгрузите реестр документов в Excel и в разделе «Документы» → вкладка «Вчасно» нажмите «Импорт из Вчасно». Делать это можно раз в неделю или раз в месяц — как удобно бухгалтерии. Результат тот же, что и через API.

В обоих случаях система сопоставляет документ из «Вчасно» с файлом в OneDrive по номеру (и дате, если она есть), а контрагента — по ЕГРПОУ. На сопоставленных файлах вместо «подписано/не подписано» появляется бейдж со статусом «Вчасно»: от «отправлено на подпись» до «все подписи наложены». Если автоматическое сопоставление ошиблось, привяжите руками — ручную привязку следующие обновления не перезаписывают.

Ограничения, о которых честно

• Классификатор читает название, не содержимое. Файл «скан001.pdf» попадёт в реестр как «прочее» без даты и номера. Переименуйте — следующее сканирование подхватит.
• «Вчасно» не присылает уведомлений об изменениях в виде, который можно подключить. Поэтому статусы обновляются кнопкой или импортом, а не сами по себе. Почтовые письма от «Вчасно» тоже не помогают: о подписи контрагентом они не сообщают.
• Один OneDrive на компанию. Пока подключается одна служебная запись; папки с других дисков нужно перенести.

Чеклист для бухгалтера на первую неделю

1. Сведите папки клиентов в одну папку служебной записи OneDrive.
2. Переименуйте файлы без типа и номера в названии — хотя бы договоры.
3. Подключите Microsoft 365 и запустите «Обновить из OneDrive».
4. Пройдите реестр договоров: привяжите контрагентов к папкам, переставьте то, что прицепилось не туда.
5. Включите в «Вчасно» тест тарифа «Интеграция», подтяните историю подписей, дальше живите на импорте реестра.
6. Выгрузите Excel и сравните со своей старой табличкой — расхождения покажут, где в папках беспорядок.

---

Smart 360 можно попробовать на 360.sgt.com.ua — демо-доступ на 60 дней. Как начать, мы описали в инструкции первого дня. А если ваши договоры сейчас разбросаны по нескольким дискам и людям — напишите, поможем свести их воедино до первого сканирования.