Documentos en Smart 360: la carpeta del cliente en OneDrive, el registro de contratos y el estado de la firma

En cualquier empresa que lleve más de tres años en marcha, la carpeta «Contratos» tiene siempre el mismo aspecto: cien subcarpetas por cliente y, dentro, «contrato_final_2.docx», «Factura 180.pdf», «acta escaneada.pdf» y un archivo con un nombre incomprensible enviado por la contraparte. La pregunta «¿este acta está firmada?» se resuelve abriendo los archivos uno a uno. Smart 360 convierte todo eso en un registro, sin mover los archivos y sin obligar a nadie a mantener una hoja de cálculo.

A continuación, cómo configurarlo y cómo funciona. Se describe la versión 0.13: en ella apareció el estado de la firma del servicio de firma electrónica.

Cómo funciona, en dos frases

Los archivos se quedan donde están, en las carpetas de clientes de OneDrive. Smart 360 se conecta a OneDrive con una única cuenta de servicio, lee esas carpetas, reconoce cada archivo por su nombre (si es contrato, factura o acta, de qué fecha y con qué número) y construye un registro en el que los anexos, las facturas y las actas quedan vinculados a su contrato. Si la empresa firma documentos mediante un servicio de firma electrónica, a cada archivo se le añade el estado de la firma.

Nada se copia: en la base de datos de Smart 360 solo hay enlaces y los campos reconocidos. Abre un documento y se abre el original en OneDrive, directamente en modo de edición para los archivos de Office.

Paso 1. Conectar Microsoft 365

1. «Ajustes» → «Integraciones» → «Microsoft 365». La conexión la hace la administración de la empresa una sola vez.
2. Se conecta una cuenta de servicio: aquella en cuyo OneDrive están las carpetas de clientes. Smart 360 pide permiso solo para la unidad de esa cuenta, no para todos los archivos de la organización: la administración de Microsoft 365 lo concede con un único consentimiento.
3. Tras conectar, la clave de acceso se guarda cifrada y se renueva automáticamente. No hay que volver a introducir nada.

Si sus carpetas de clientes están repartidas entre varias personas, reúnalas en una carpeta de la cuenta de servicio: de lo contrario el registro quedará incompleto. Conviene hacerlo antes del primer escaneo.

Paso 2. Vincular una carpeta a una contraparte

En la ficha de la contraparte hay un bloque «Archivos (OneDrive)». La carpeta se busca por nombre entre las existentes o se crea una nueva desde ahí mismo. A partir de entonces:

• los archivos añadidos desde la ficha van a la carpeta del cliente en OneDrive; en Smart 360 queda solo el enlace;
• el borrado en la ficha es blando: el enlace desaparece de la ficha y el archivo sigue en OneDrive;
• desde la ficha se suben archivos de hasta 4 MB. Los más grandes —contratos escaneados, presentaciones— déjelos directamente en la carpeta de OneDrive: el escaneo los verá.

Paso 3. «Actualizar desde OneDrive»

Sección «Documentos» → botón «Actualizar desde OneDrive». El sistema recorre las carpetas de clientes en lotes de doce, así que un archivo grande no se corta a mitad de camino: cien carpetas y mil quinientos archivos se escanean en unos tres minutos. Un nuevo escaneo se puede lanzar en cualquier momento, y:

• añade los archivos nuevos y actualiza los campos reconocidos (tipo, fecha, número, indicio de firma);
• retira del registro lo que ha desaparecido de OneDrive;
• no toca los campos humanos: el importe, el objeto, el plazo de vigencia y la vinculación a la contraparte que alguien haya introducido a mano no se sobrescriben.

Cómo lee el sistema el nombre de un archivo

El clasificador mira solo el nombre, no el contenido. Por eso los nombres tienen que ser humanos, y es lo único que el registro pide a las personas.

• Tipo de documento: por las palabras «contrato», «anexo», «factura», «acta», «presupuesto»; el resto es «otros». Anexo 2 al contrato n.º 210726.pdf → anexo.
• Fecha: una fecha en el nombre en cualquier formato habitual, como Acta de 30.09.2026.pdf.
• Número: después de «n.º» o del signo de número; en las facturas sin ese signo hacen falta al menos cuatro cifras seguidas. Factura n.º 180.pdf se reconoce; Factura 180.pdf se queda sin número.
• Ejemplar firmado: la extensión .p7s o las palabras «firma», «signed», «escan»/«scan»: Contrato 210726 firmado.pdf.

Dos reglas que ahorran horas: un «anexo al contrato» es un anexo, aunque en el nombre aparezca la palabra «contrato»; y el tipo «otros» no tiene número, de modo que las cifras casuales del nombre de una presentación no llegan al registro.

Paso 4. El registro de contratos

Tras el escaneo, los anexos, las facturas y las actas de la misma carpeta se enganchan automáticamente al contrato de esa carpeta. A partir de ahí la contabilidad trabaja con el registro y no con las carpetas:

• Reasignar a mano. Si en la carpeta hay dos contratos y un acta se ha enganchado al que no era, se puede mover: la vinculación manual se conserva en los escaneos siguientes.
• Vincular la contraparte: a un documento o a toda la carpeta de una vez. Después los documentos se ven también en la ficha de la contraparte.
• Exportar a Excel. Dos hojas: «Contratos», con el número de anexos, facturas y actas de cada uno, y «Documentos», con la lista completa. Es exactamente lo que antes se llevaba a mano.

Paso 5. Estado de la firma del servicio de firma electrónica

Si los documentos se firman mediante un servicio de firma electrónica, Smart 360 muestra el estado de la firma en el propio archivo del registro y en la ficha de la contraparte. Hay dos caminos, y conviene entender la diferencia.

Camino 1. Por API: cómodo, pero de pago

«Ajustes» → «Integraciones» → la tarjeta del servicio de firma: pegue el token del portal del proveedor, pulse «Comprobar» y después «Actualizar desde el servicio de firma» en la sección «Documentos». El detalle que el proveedor escribe en letra pequeña: la API solo está disponible en su tarifa de integración. Hay una prueba gratuita de 30 días que se activa en el portal una vez por empresa, y basta para traer todo el historial de firmas.

Camino 2. Importar el registro: gratis y para siempre

En el portal del proveedor exporte el registro de documentos a Excel y, en «Documentos» → pestaña del servicio de firma, pulse «Importar». Puede hacerse una vez a la semana o una vez al mes, como le convenga a la contabilidad. El resultado es el mismo que por API.

En ambos casos el sistema empareja el documento del servicio de firma con el archivo de OneDrive por el número (y por la fecha, si la hay), y la contraparte por su código de registro. En los archivos emparejados, en lugar de «firmado/no firmado» aparece una etiqueta con el estado del proveedor: desde «enviado a firma» hasta «todas las firmas aplicadas». Si el emparejamiento automático se equivocó, vincúlelo a mano: las actualizaciones posteriores no sobrescriben una vinculación manual.

Limitaciones, dichas con honestidad

• El clasificador lee el nombre, no el contenido. Un archivo «escan001.pdf» entra en el registro como «otros», sin fecha ni número. Cámbiele el nombre y el siguiente escaneo lo recogerá.
• El servicio de firma no envía avisos de cambios en un formato al que se pueda suscribir. Por eso los estados se actualizan con un botón o con una importación, no por sí solos. Sus correos tampoco ayudan: no informan de que la contraparte haya firmado.
• Un OneDrive por empresa. Por ahora se conecta una sola cuenta de servicio; las carpetas de otras unidades hay que trasladarlas.

Lista de comprobación para la primera semana

1. Reúna las carpetas de clientes en una carpeta de la cuenta de servicio de OneDrive.
2. Cambie el nombre a los archivos sin tipo ni número en el nombre, al menos a los contratos.
3. Conecte Microsoft 365 y lance «Actualizar desde OneDrive».
4. Recorra el registro de contratos: vincule las contrapartes a las carpetas y reasigne lo que se enganchó donde no debía.
5. Active la prueba de la tarifa de integración con su proveedor de firma, traiga el historial de firmas y, a partir de ahí, viva de la importación del registro.
6. Exporte el Excel y compárelo con su hoja antigua: las discrepancias le mostrarán dónde hay desorden en las carpetas.

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Smart 360 se puede probar en 360.sgt.com.ua con 60 días de acceso de prueba. Cómo empezar lo describimos en la guía del primer día. Y si sus contratos están ahora repartidos entre varias unidades y varias personas, escríbanos: le ayudamos a reunirlos antes del primer escaneo.