מסמכים ב-Smart 360: תיקיית הלקוח ב-OneDrive, מרשם החוזים ומצב החתימה

בכל חברה שחיה יותר משלוש שנים, התיקייה «חוזים» נראית אותו דבר: מאה תיקיות משנה לפי לקוחות, ובתוכן «חוזה_סופי_2.docx», «חשבון 180.pdf», «אישור ביצוע סרוק.pdf» וקובץ בשם בלתי מובן מאיש הקשר העסקי. השאלה «האישור הזה חתום?» נפתרת בפתיחת הקבצים אחד-אחד. Smart 360 הופך את זה למרשם — בלי להעביר קבצים ובלי לאלץ מישהו לנהל טבלה ב-Excel.

להלן: איך מגדירים את זה ואיך זה עובד. מתוארת גרסה 0.13 — בה הופיע מצב החתימה משירות החתימה האלקטרונית.

איך זה עובד בשתי שורות

הקבצים נשארים במקומם — בתיקיות הלקוחות ב-OneDrive. Smart 360 מתחבר ל-OneDrive בחשבון שירות אחד, קורא את התיקיות האלה, מזהה כל קובץ לפי שמו (חוזה, חשבון או אישור ביצוע, מאיזה תאריך ובאיזה מספר) ובונה מרשם שבו הנספחים, החשבונות ואישורי הביצוע קשורים לחוזה שלהם. אם החברה חותמת על מסמכים בשירות חתימה אלקטרונית, לכל קובץ נשאב מצב החתימה.

שום דבר אינו מועתק: במסד הנתונים של Smart 360 שוכנים רק קישורים והשדות שזוהו. פותחים מסמך — נפתח המקור ב-OneDrive, בקובצי Office מיד במצב עריכה.

שלב 1. לחבר את Microsoft 365

1. «הגדרות» → «אינטגרציות» → «Microsoft 365». את החיבור עושה מנהל המערכת של החברה פעם אחת.
2. מתחבר חשבון שירות אחד — זה שב-OneDrive שלו שוכנות תיקיות הלקוחות. Smart 360 מבקש הרשאה לכונן של החשבון הזה בלבד ולא לכל קובצי הארגון: את ההרשאה נותן מנהל Microsoft 365 בהסכמה אחת.
3. לאחר החיבור מפתח הגישה נשמר מוצפן ומתחדש אוטומטית. אין צורך להזין דבר שוב.

אם תיקיות הלקוחות שלכם מפוזרות אצל אנשים שונים, רכזו אותן בתיקייה אחת של חשבון השירות — אחרת המרשם יהיה חלקי. כדאי לעשות זאת עוד לפני הסריקה הראשונה.

שלב 2. לקשור תיקייה לאיש קשר עסקי

בכרטיס איש הקשר העסקי יש בלוק «קבצים (OneDrive)». את התיקייה מוצאים לפי שם בין הקיימות, או יוצרים חדשה ישר משם. מכאן:

• קבצים שנוספו דרך הכרטיס נשמרים בתיקיית הלקוח ב-OneDrive — ב-Smart 360 נשאר רק קישור;
• מחיקה בכרטיס היא רכה: הקישור נעלם מהכרטיס, הקובץ ב-OneDrive נשאר;
• דרך הכרטיס מעלים קבצים עד 4 מ"ב. גדולים יותר — סריקות חוזים, מצגות — הניחו ישירות בתיקייה ב-OneDrive, הסריקה תראה אותם.

שלב 3. «עדכון מ-OneDrive»

המדור «מסמכים» → הכפתור «עדכון מ-OneDrive». המערכת עוברת על תיקיות הלקוחות בחבילות של שתים-עשרה, כך שארכיון גדול אינו נקטע באמצע: מאה תיקיות ואלף וחמש מאות קבצים נסרקים בכשלוש דקות. סריקה חוזרת אפשר להפעיל בכל רגע, והיא:

• מוסיפה קבצים חדשים ומעדכנת את השדות שזוהו (סוג, תאריך, מספר, סימן חתימה);
• מסירה מהמרשם את מה שנעלם מ-OneDrive;
• אינה נוגעת בשדות שאדם מילא: סכום, נושא, תוקף וקישור לאיש הקשר העסקי שמישהו הזין ביד — הסריקה אינה דורסת אותם.

איך המערכת קוראת את שם הקובץ

המסווג מסתכל רק על השם, לא על התוכן. לכן השמות צריכים להיות אנושיים — וזה הדבר היחיד שהמרשם דורש מאנשים.

• סוג המסמך — לפי המילים «חוזה», «נספח», «חשבון», «אישור ביצוע», «הצעת מחיר»; כל השאר «אחר». נספח 2 לחוזה מס' 210726.pdf → נספח.
• תאריך — תאריך בשם בכל כתיב מקובל: אישור ביצוע מתאריך 30.09.2026.pdf.
• מספר — אחרי «מס'» או סימן המספר; בחשבונות בלי הסימן הזה דרושות לפחות ארבע ספרות רצופות. חשבון מס' 180.pdf מזוהה, חשבון 180.pdf נשאר בלי מספר.
• עותק חתום — הסיומת .p7s או המילים «חתימה», «signed», «סרוק»/«scan»: חוזה 210726 חתום.pdf.

שני כללים שחוסכים שעות: «נספח לחוזה» הוא נספח, גם אם המילה «חוזה» מופיעה בשם; ולסוג «אחר» אין מספר — ספרות מזדמנות משם של מצגת לא ייכנסו למרשם.

שלב 4. מרשם החוזים

לאחר הסריקה הנספחים, החשבונות ואישורי הביצוע מאותה תיקייה נתלים אוטומטית על החוזה מאותה תיקייה. מכאן הנהלת החשבונות עובדת עם המרשם ולא עם התיקיות:

• להעביר ביד. אם בתיקייה שני חוזים ואישור נתלה על הלא נכון, אפשר להעביר אותו — הקישור הידני נשמר בסריקות הבאות.
• לקשור איש קשר עסקי — למסמך אחד או לכל התיקייה בבת אחת. אחר כך המסמכים נראים גם בכרטיס איש הקשר.
• לייצא ל-Excel. שני גיליונות: «חוזים» עם מספר הנספחים, החשבונות ואישורי הביצוע לכל אחד, ו«מסמכים» — הרשימה המלאה. בדיוק את זה ניהלו קודם ביד.

שלב 5. מצב החתימה משירות החתימה

אם המסמכים נחתמים בשירות חתימה אלקטרונית, Smart 360 מציג את מצב החתימה ישר על הקובץ במרשם ובכרטיס איש הקשר העסקי. יש שתי דרכים, וחשוב להבין את ההבדל.

דרך 1. דרך API — נוחה אך בתשלום

«הגדרות» → «אינטגרציות» → הכרטיס של שירות החתימה: הדביקו את הטוקן מהפורטל של הספק, לחצו «בדיקה», ואחר כך «עדכון משירות החתימה» במדור «מסמכים». הדקות שהספק כותב באות קטנה: ה-API זמין רק במסלול האינטגרציה שלו. יש התנסות חינם ל-30 יום שמופעלת בפורטל פעם אחת לחברה — והיא מספיקה לשאוב את כל היסטוריית החתימות.

דרך 2. ייבוא המרשם — חינם ולתמיד

בפורטל של הספק ייצאו את מרשם המסמכים ל-Excel, ובמדור «מסמכים» → לשונית שירות החתימה לחצו «ייבוא». אפשר לעשות זאת פעם בשבוע או פעם בחודש, כפי שנוח להנהלת החשבונות. התוצאה זהה לזו של ה-API.

בשני המקרים המערכת מתאימה את המסמך משירות החתימה לקובץ ב-OneDrive לפי מספר (ולפי תאריך, אם יש), ואת איש הקשר העסקי לפי מספר הרישום. על קבצים מותאמים מופיע, במקום «חתום/לא חתום», תג עם המצב מהספק: מ«נשלח לחתימה» ועד «כל החתימות הושלמו». אם ההתאמה האוטומטית שגתה, קשרו ביד — עדכונים עתידיים אינם דורסים קישור ידני.

מגבלות, בכל הכנות

• המסווג קורא את השם, לא את התוכן. קובץ «scan001.pdf» ייכנס למרשם כ«אחר» בלי תאריך ובלי מספר. שנו את השם — הסריקה הבאה תאסוף אותו.
• שירות החתימה אינו שולח התראות על שינויים בצורה שאפשר להתחבר אליה. לכן המצבים מתעדכנים בכפתור או בייבוא ולא מעצמם. גם המיילים שלו אינם עוזרים: על חתימת איש הקשר העסקי הם אינם מודיעים.
• OneDrive אחד לחברה. בשלב זה מתחבר חשבון שירות אחד; תיקיות מכוננים אחרים צריך להעביר.

רשימת בדיקה לשבוע הראשון

1. רכזו את תיקיות הלקוחות בתיקייה אחת של חשבון השירות ב-OneDrive.
2. שנו שמות לקבצים שאין בשמם סוג ומספר — לפחות לחוזים.
3. חברו את Microsoft 365 והפעילו «עדכון מ-OneDrive».
4. עברו על מרשם החוזים: קשרו אנשי קשר עסקיים לתיקיות והעבירו את מה שנתלה במקום הלא נכון.
5. הפעילו אצל ספק החתימה את ההתנסות במסלול האינטגרציה, שאבו את היסטוריית החתימות, ומכאן חיו על ייבוא המרשם.
6. ייצאו את ה-Excel והשוו לטבלה הישנה שלכם — הפערים יראו איפה יש אי-סדר בתיקיות.

---

אפשר להתנסות ב-Smart 360 בכתובת 360.sgt.com.ua — גישת הדגמה ל-60 יום. איך מתחילים כתבנו במדריך היום הראשון. ואם החוזים שלכם מפוזרים כרגע בין כמה כוננים וכמה אנשים — כתבו לנו, נעזור לרכז אותם לפני הסריקה הראשונה.