Dokumente in Smart 360: der Kundenordner in OneDrive, das Vertragsregister und der Signaturstatus

In jedem Unternehmen, das länger als drei Jahre lebt, sieht der Ordner „Verträge“ gleich aus: hundert Unterordner nach Kunden, darin „vertrag_final_2.docx“, „Rechnung 180.pdf“, „abnahme scan.pdf“ und eine Datei mit unverständlichem Namen vom Geschäftspartner. Die Frage „Ist dieses hier unterschrieben?“ wird beantwortet, indem man die Dateien eine nach der anderen öffnet. Smart 360 macht daraus ein Register — ohne Dateien zu verschieben und ohne irgendwen eine Tabelle pflegen zu lassen.

Im Folgenden: wie man es einrichtet und wie es arbeitet. Beschrieben ist Version 0.13 — in ihr kam der Signaturstatus aus dem E-Signatur-Dienst hinzu.

Wie es in zwei Sätzen funktioniert

Die Dateien bleiben, wo sie sind — in den Kundenordnern in OneDrive. Smart 360 verbindet sich mit einem Dienstkonto zu OneDrive, liest diese Ordner, erkennt jede Datei am Namen (Vertrag, Rechnung oder Abnahmeprotokoll, von welchem Datum und mit welcher Nummer) und baut ein Register, in dem Anlagen, Rechnungen und Protokolle an ihren Vertrag gebunden sind. Unterschreibt das Unternehmen über einen E-Signatur-Dienst, wird zu jeder Datei der Signaturstatus nachgezogen.

Nichts wird kopiert: In der Datenbank von Smart 360 liegen nur Verweise und die erkannten Felder. Sie öffnen ein Dokument — es öffnet sich das Original in OneDrive, bei Office-Dateien gleich im Bearbeitungsmodus.

Schritt 1. Microsoft 365 verbinden

1. „Einstellungen“ → „Integrationen“ → „Microsoft 365“. Das erledigt die Administration des Unternehmens einmalig.
2. Verbunden wird ein Dienstkonto — dasjenige, in dessen OneDrive die Kundenordner liegen. Smart 360 bittet nur um die Berechtigung für dieses Laufwerk, nicht für alle Dateien der Organisation: Ihre Microsoft-365-Administration erteilt sie mit einer einzigen Zustimmung.
3. Nach dem Verbinden wird der Zugangsschlüssel verschlüsselt gespeichert und automatisch erneuert. Erneut eingeben müssen Sie nichts.

Liegen Ihre Kundenordner bei verschiedenen Personen, führen Sie sie in einem Ordner des Dienstkontos zusammen — sonst bleibt das Register unvollständig. Das lohnt sich noch vor dem ersten Durchlauf.

Schritt 2. Einen Ordner mit einem Geschäftspartner verknüpfen

Im Datensatz des Geschäftspartners gibt es den Block „Dateien (OneDrive)“. Den Ordner findet man entweder unter den vorhandenen über den Namen oder legt gleich dort einen neuen an. Danach gilt:

• Dateien, die über den Datensatz hinzukommen, landen im Kundenordner in OneDrive — in Smart 360 bleibt nur ein Verweis;
• Löschen im Datensatz ist sanft: Der Verweis verschwindet, die Datei in OneDrive bleibt;
• über den Datensatz lassen sich Dateien bis 4 MB hochladen. Größere — gescannte Verträge, Präsentationen — legen Sie direkt in OneDrive in den Ordner, der Durchlauf findet sie.

Schritt 3. „Aus OneDrive aktualisieren“

Bereich „Dokumente“ → Schaltfläche „Aus OneDrive aktualisieren“. Das System geht die Kundenordner in Paketen von zwölf durch, sodass ein großes Archiv nicht auf halbem Weg abbricht: Hundert Ordner und fünfzehnhundert Dateien brauchen etwa drei Minuten. Einen weiteren Durchlauf können Sie jederzeit starten — er:

• nimmt neue Dateien auf und aktualisiert die erkannten Felder (Typ, Datum, Nummer, Signaturmerkmal);
• entfernt aus dem Register, was aus OneDrive verschwunden ist;
• rührt menschliche Felder nicht an: Betrag, Gegenstand, Laufzeit und die Zuordnung zum Geschäftspartner, die jemand von Hand eingetragen hat, überschreibt der Durchlauf nicht.

Wie das System einen Dateinamen liest

Der Klassifikator schaut nur auf den Namen, nicht auf den Inhalt. Deshalb müssen die Namen menschlich sein — und das ist das Einzige, was das Register von Menschen verlangt.

• Dokumenttyp — anhand der Wörter „Vertrag“, „Anlage“, „Rechnung“, „Abnahme“, „Angebot“; alles Übrige ist „Sonstiges“. Anlage 2 zum Vertrag Nr. 210726.pdf → Anlage.
• Datum — ein Datum im Namen in jeder gewohnten Schreibweise: Abnahmeprotokoll vom 30.09.2026.pdf.
• Nummer — nach „Nr.“ oder dem Nummernzeichen; bei Rechnungen ohne dieses Zeichen braucht es mindestens vier Ziffern in Folge. Rechnung Nr. 180.pdf wird erkannt, Rechnung 180.pdf bleibt ohne Nummer.
• Unterschriebenes Exemplar — die Endung .p7s oder die Wörter „Signatur“, „signed“, „Scan“: Vertrag 210726 unterschrieben.pdf.

Zwei Regeln, die Stunden sparen: Eine „Anlage zum Vertrag“ ist eine Anlage, obwohl das Wort „Vertrag“ im Namen steht; und der Typ „Sonstiges“ hat keine Nummer — zufällige Ziffern aus dem Namen einer Präsentation gelangen nicht ins Register.

Schritt 4. Das Vertragsregister

Nach dem Durchlauf hängen sich Anlagen, Rechnungen und Protokolle aus demselben Ordner automatisch an den Vertrag aus diesem Ordner. Von da an arbeitet die Buchhaltung mit dem Register und nicht mit Ordnern:

• Von Hand umhängen. Liegen in einem Ordner zwei Verträge und hat sich ein Protokoll an den falschen gehängt, lässt es sich verschieben — die manuelle Zuordnung überlebt weitere Durchläufe.
• Geschäftspartner zuordnen — zu einem Dokument oder gleich zum ganzen Ordner. Danach sind die Dokumente auch im Datensatz des Partners sichtbar.
• Nach Excel exportieren. Zwei Blätter: „Verträge“ mit der Zahl der Anlagen, Rechnungen und Protokolle je Vertrag, und „Dokumente“ mit der vollständigen Liste. Genau das wurde früher von Hand geführt.

Schritt 5. Signaturstatus aus dem E-Signatur-Dienst

Werden Dokumente über einen E-Signatur-Dienst unterschrieben, zeigt Smart 360 den Signaturstatus direkt an der Datei im Register und im Datensatz des Geschäftspartners. Es gibt zwei Wege, und der Unterschied ist wichtig.

Weg 1. Über die API — bequem, aber kostenpflichtig

„Einstellungen“ → „Integrationen“ → die Karte des E-Signatur-Dienstes: Fügen Sie den Token aus dem Portal des Anbieters ein, klicken Sie „Prüfen“ und dann im Bereich „Dokumente“ auf „Aus dem E-Signatur-Dienst aktualisieren“. Die Feinheit, die der Anbieter klein schreibt: Die API gibt es nur in seinem Integrationstarif. Es gibt einen kostenlosen 30-Tage-Test, der im Portal einmal pro Unternehmen aktiviert wird — er genügt, um die gesamte Signaturhistorie nachzuziehen.

Weg 2. Import des Registers — kostenlos und dauerhaft

Exportieren Sie im Portal des Anbieters das Dokumentenregister nach Excel und drücken Sie unter „Dokumente“ → Reiter des E-Signatur-Dienstes auf „Importieren“. Das kann wöchentlich oder monatlich geschehen, wie es der Buchhaltung passt. Das Ergebnis ist dasselbe wie über die API.

In beiden Fällen ordnet das System das Dokument aus dem E-Signatur-Dienst der Datei in OneDrive über die Nummer zu (und über das Datum, wenn es eines gibt), den Geschäftspartner über die Registernummer. Auf zugeordneten Dateien erscheint statt „unterschrieben / nicht unterschrieben“ ein Abzeichen mit dem Status des Anbieters: von „zur Unterschrift gesendet“ bis „alle Signaturen geleistet“. Hat die automatische Zuordnung sich geirrt, verknüpfen Sie von Hand — eine manuelle Zuordnung überschreiben spätere Aktualisierungen nicht.

Grenzen, offen gesagt

• Der Klassifikator liest den Namen, nicht den Inhalt. Eine Datei „scan001.pdf“ kommt als „Sonstiges“ ohne Datum und Nummer ins Register. Umbenennen — der nächste Durchlauf greift zu.
• Der E-Signatur-Dienst schickt keine Änderungsmeldungen in einer Form, die man abonnieren könnte. Deshalb aktualisieren sich Status auf Knopfdruck oder per Import, nicht von selbst. Auch seine E-Mails helfen nicht: Über die Unterschrift des Partners sagen sie nichts.
• Ein OneDrive pro Unternehmen. Bislang wird ein Dienstkonto verbunden; Ordner von anderen Laufwerken müssen umziehen.

Checkliste für die Buchhaltung in der ersten Woche

1. Die Kundenordner in einem Ordner des OneDrive-Dienstkontos zusammenführen.
2. Dateien ohne Typ und Nummer im Namen umbenennen — zumindest die Verträge.
3. Microsoft 365 verbinden und „Aus OneDrive aktualisieren“ starten.
4. Das Vertragsregister durchgehen: Geschäftspartner den Ordnern zuordnen, falsch Angehängtes umhängen.
5. Beim E-Signatur-Anbieter den Test des Integrationstarifs aktivieren, die Signaturhistorie nachziehen und danach mit dem Register-Import leben.
6. Die Excel-Datei exportieren und mit der alten Tabelle vergleichen — die Abweichungen zeigen, wo in den Ordnern Unordnung herrscht.

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