BOT-panel: einen Telegram-Bot mit KI starten und täglich betreiben

BOT-panel ist unsere Verwaltung für Telegram-Bots: ein Ort, an dem Ihre Bots, die Dialoge mit Kunden, der KI-Agent, Rundsendungen und Anfragen zusammenlaufen. Der Kunde schreibt in Telegram, Sie sehen es im Browserfenster, antworten von dort und halten nicht den ganzen Tag ein Telefon in der Hand. Im Folgenden: wie man einen Bot startet und mit ihm arbeitet.

Schritt 1. Bot und Zugang zur Verwaltung

Den Bot selbst erstellt Telegram: Dort gibt es den Dienst-Bot BotFather, der Name, Benutzernamen und einen Zugangsschlüssel ausgibt — eine lange Zeichenfolge, die Token heißt. Mit diesem Schlüssel legen wir den Bot in der Verwaltung an, danach beginnt er, Nachrichten zu empfangen.

Zwei Regeln zum Token, die man am ersten Tag verinnerlichen sollte:

• Der Token ist Ihr Bot. Wer ihn hat, kann im Namen des Bots schreiben und lesen, was man ihm schreibt. Leiten Sie ihn nicht in Chats weiter und legen Sie ihn nicht in gemeinsame Dokumente.
• Ein neuer Schlüssel reißt sofort alles ab, was darauf läuft — Rundsendungen, Integrationen, den Assistenten auf der Website. Tun Sie das nur bewusst und gemeinsam mit uns.

Den Zugang zur Verwaltung richten wir ein: Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter erhält ein eigenes Konto, mit Zugriff nur auf die benötigten Bots.

Schritt 2. Befehle und Bot-Menü

Das Erste, was ein Kunde sieht, ist /start und das Befehlsmenü. Jeder Befehl ist eine Zeile in der Verwaltung: was der Kunde fragt und was der Bot antwortet. Der Text wird ohne Entwickler geschrieben und geändert.

An einen Befehl lässt sich ein Bild anhängen: Dann schickt der Bot das Bild mit Beschriftung als eine Nachricht statt als zwei. Die Beschriftung hat eine Grenze von etwa tausend Zeichen; ist der Text länger, geht das Bild allein und der Text folgt. Das ist kein Fehler, sondern das Verhalten von Telegram selbst.

Gesondert gibt es die Auslage „Aktionen“: Karten mit Bild, Text und Schaltfläche, die der Kunde mit einem Befehl öffnet. Praktisch für Saisonangebote — in der Verwaltung in einer Minute geändert.

Schritt 3. Der KI-Agent

Der Agent antwortet Kunden rund um die Uhr. Aktiviert wird er so:

1. Wählen Sie den Bot und öffnen Sie den Bereich „KI-Agent“.
2. Laden Sie den Prompt hoch — die Beschreibung, wer er ist und wie er spricht. Als Text, oder als Link auf Ihre Website, damit er die Fakten dort entnimmt.
3. Legen Sie den Ton der Antworten und die Themengrenzen fest.
4. Aktivieren Sie den Agenten und starten Sie den Bot neu.
5. Beobachten Sie danach die Dialoge im Bereich „Chats“.

Der wichtigste Punkt ist hier der vierte, nicht der dritte. Aus der Praxis: Ein schön geschriebener Prompt ohne Grenzen ergibt einen Bot, der bereitwillig über alles sinniert — und eines Tages dem Kunden etwas verspricht, was Sie nicht anbieten. Grenzen formuliert man einfach: worüber wir antworten, worüber nicht, und was wir tun, wenn eine Frage außerhalb liegt.

Haben Sie einen Waren- oder Leistungskatalog, wird der Agent gesondert daran angebunden: Dann nennt er echte Positionen, Preise und Verfügbarkeit statt zu raten. Verfügbarkeit und Preise kommen aus Ihrem Export und aktualisieren sich mit ihm.

Schritt 4. Chats: hier geschieht die Arbeit

Der Bereich „Kontakte“ öffnet das Buch default — alle, die dem Bot je geschrieben haben. Von dort aus sind auch die Dialoge selbst sichtbar.

• Antworten geht direkt aus der Verwaltung — per Text und per Sprachnachricht. Telefon-Telegram braucht es dafür nicht.
• Der Verlauf bleibt erhalten und ist jederzeit abrufbar: Was jemand einem Kunden vor einem halben Jahr versprochen hat, ist ohne das Wort „angeblich“ nachlesbar.
• Jeder Dialog erhält eine Bewertung — wie ruhig und zufrieden der Kunde geklungen hat. Das ist keine Bewertung des Mitarbeiters, sondern ein Hinweis, wo man zuerst hinsieht: Rote Chats liest man, grüne nicht.
• Eskalation. Ist ein Kunde unzufrieden oder bittet ausdrücklich um einen Menschen, geht eine Benachrichtigung in Telegram an die zuständige Person — sofort, nicht am nächsten Morgen aus einem Export.

Machen Sie es sich zur Regel, die schlecht bewerteten Chats einmal pro Woche durchzusehen. Das sind fünfzehn Minuten, die sowohl die Löcher im Prompt als auch die echten Einwände der Kunden zeigen.

Schritt 5. Rundsendungen

Eine Rundsendung entsteht im Bereich „Aufgaben“:

1. Wählen Sie den Bot, in dessen Namen Sie schreiben.
2. Verfassen Sie die Nachricht: Text, Bild, Schaltflächen.
3. Wählen Sie das Publikum — alle Abonnenten, ein eigenes Kontaktbuch oder eine Liste.
4. Setzen Sie die Zeit: jetzt oder geplant.
5. Senden.

Eigene Kontaktbücher entstehen durch Kopieren aus dem Hauptbuch: Kunden einer Stadt, Partner, Teilnehmende einer Veranstaltung. Alles an alle zu senden ist der schnellste Weg, Menschen das Verlassen des Bots anzugewöhnen.

Schritt 6. Anfragen und Bestellungen

Alles, was der Kunde im Bot bestätigt hat, lässt sich sofort weitergeben:

• In Ihr CRM — die Verwaltung schickt die bestätigte Bestellung mit Positionen, Mengen und Preisen an das externe System.
• In eine Telegram-Arbeitsgruppe — damit der Vertrieb die Anfrage dort sieht, wo er ohnehin ist.
• In eine Tabelle oder ein Automatisierungsszenario — wenn die Verarbeitung mehr ist als „weitergeben und vergessen“.

Die Zustellung schweigt nicht: Jeder Versuch landet im Protokoll, ein fehlgeschlagener wird wiederholt, und war das externe System eine Stunde ausgefallen, verschwinden die Anfragen nicht.

Was sich in der Verwaltung noch aktivieren lässt

• Anmeldung von Mitarbeitenden — damit interne Befehle nur die eigenen Leute sehen und nicht jeder, der den Bot gefunden hat.
• Zeiterfassung und Standort — Arbeitsbeginn und -ende direkt im Bot vermerken.
• Dokumentenfreigabe — das Dokument erreicht die zuständige Person in Telegram mit Freigabeschaltflächen.
• Erinnerungen und Notizbuch — persönliche Erinnerungen für Mitarbeitende.
• Treueprogramm — eine Bonuskarte mit Strichcode und dem Bonusstand aus Ihrer Warenwirtschaft.
• Telefonie — Protokoll der Eingänge und Start von Anrufkampagnen; in den höheren Tarifen spricht der KI-Agent.
• Assistent auf der Website — derselbe Agent in einem Widget auf Ihrer Website, mit demselben Prompt und Katalog. Er antwortet per Text und per Stimme.

Was es kostet

Es gibt sechs Tarife, vom kostenlosen bis zum frei verhandelten:

• Light — kostenlos: ein Bot, Chat mit Kunden, Rundsendungen, Erinnerungen. Genug, um die Idee zu prüfen.
• Start — 400 UAH im Monat: bis zu drei Bots.
• Pro — 1.200 UAH: KI-Agent, Suche über Waren und Kunden, API-Zugang.
• Business — 4.500 UAH: Telefonie, Anmeldung von Mitarbeitenden, Dokumentenfreigabe.
• MAXimus — 9.000 UAH: bis zu fünf Bots, mehr Gesprächsminuten, Zeiterfassung, Treueprogramm.
• Enterprise — nach Vereinbarung: mehrere KI-Agenten und maßgeschneiderte Integrationen.

Anfangen lohnt sich fast immer mit dem kostenlosen Tarif: Ein Bot mit zwei Befehlen und echten Antworten aus der Verwaltung zeigt bereits, wie viele Menschen überhaupt in Telegram schreiben und worüber.

Drei Fehler des ersten Monats

1. Die KI einschalten und „Chats“ nie wieder öffnen. In der ersten Woche liest man den Agenten täglich — dort zeigt sich, wo er sich etwas ausdenkt.
2. Ohne Anlass an die gesamte Basis senden. Die Abmeldungen nach so einer Nachricht kosten mehr als jede Aktion.
3. Den Token in einem gemeinsamen Chat liegen lassen. Der Schlüssel zum Bot ist der Schlüssel zum Schriftverkehr mit Ihren Kunden.

---

Die Verwaltung öffnet sich auf bot.sgt.com.ua, dort liegen auch kurze Videoanleitungen. Fehlt eine Funktion, die Sie brauchen, schreiben Sie an info@sgt.com.ua: Wir schreiben die Verwaltung selbst, Benötigtes wird also gebaut und nicht als „nicht vorgesehen“ abgelegt.